Covid-19 : Comment tenir le CA et l’AG de votre association ?

Article mis à jour le 10 mars 2021 : Les dispositions dérogatoires liées au contexte sanitaire pour organiser les CA et AG des associations sont prorogées jusqu’au 31 juillet 2021 (Décret du 9 mars 2021)

Pour la dernière mise à jour, vous reporter à l’article publié sur le Blog Droit des Associations et Fondations.

Chaque année, le premier semestre est un moment riche dans le fonctionnement et la vie statutaire des associations.

C’est la période où :

• les organes d’administration de l’association procèdent à l’arrêté des comptes à soumettre au vote des assemblées générales,
• les dirigeants de la structure présentent en assemblée générale leur rapport de gestion et d’activité de l’association,
• ils remettent le cas échéant leur mandat en jeu dans le cadre des élections,
• des projets importants doivent être soumis à approbation…

Oui mais… cette année encore, cette période si importante dans la vie statutaire de votre association ne pourra peut être pas se dérouler comme d’habitude !

Le contexte sanitaire restant incertain, beaucoup continuent à s’interroger sur la possibilité de pouvoir réunir leur AG et leur CA.

Les mesures de confinement imposées par le gouvernement en mars 2020 puis la situation sanitaire dans laquelle nous sommes toujours, vous ont amené et vous amènent encore à :

• annuler ou reporter à une date ultérieure indéterminée vos réunions habituelles en présentiel,
• et envisager, pour certains, la réunion de vos instances statutaires de manière dématérialisée.

Vous avez été nombreux à nous solliciter sur ce thème, afin de savoir ce que vous pouvez mettre en place pour permettre à votre association d’assurer la continuité des prise de décisions collectives durant cette période de crise sanitaire.

 

Pour information, le fonctionnement des assemblées générales et organes délibérants des associations a été assoupli en ce temps de crise sanitaire

Actuellement, le régime est en vigueur jusqu’au 31 juillet 2021.

Une ordonnance du 2 décembre 2020 entrée en vigueur le 3 décembre est venue modifier l’ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020 portant adaptation des règles de réunion et de délibération des assemblées et organes délibérants des personnes morales et donc des associations. Ces dispositions ont été précisées par un décret du 18 décembre 2020 qui est venu modifier et proroger un décret du 10 avril 2020 pour adapter le fonctionnement de certaines instances délibératives au contexte créé par l’épidémie de covid-19.

Un décret n°2021-255 du 9 mars 2021 est venue proroger les mesures dérogatoires jusqu’au 31 juillet 2021.

Voici une synthèse des dispositions en vigueur jusqu’au 31 juillet 2021.

Concernant les Assemblées Générales (AG) :

• Il est possible, dans certains cas, d’organiser des AG « à huit clos » : l’organe compétent pour convoquer une AG (ou son délégataire – la délégation est établie par écrit précisant la durée pour laquelle elle est consentie ainsi que l’identité et la qualité du délégataire) peut valablement décider que l’AG se tient sans que les membres et les autres personnes ayant le droit d’y assister ne soient présents physiquement ou par conférence téléphonique ou audiovisuelle mais seulement si, à la date de la convocation de l’assemblée ou à celle de sa réunion, une mesure administrative limitant ou interdisant les déplacements ou les rassemblements collectifs pour des motifs sanitaires fait obstacle à la présence physique à l’assemblée de ses membres. Le PV de la réunion précise alors la mesure administrative dont il s’agit.
• La présence des membres par visioconférence est toujours possible et la prise de décision par consultation écrite et le vote par correspondance sont autorisés : sans qu’une clause des statuts ou du contrat d’émission ne soit nécessaire à cet effet ni ne puisse s’y opposer, l’organe compétent pour convoquer une AG (ou son délégataire) peut décider que :
  • sont réputés présents pour le calcul du quorum et de la majorité les membres des assemblées qui participent par une conférence téléphonique ou audiovisuelle permettant leur identification.
  • les décisions relevant de la compétence des assemblées sont prises par voie de consultation écrite de leurs membres. Dans ce cas, le texte des décisions proposées, un bulletin de réponse et les documents nécessaires à l’information des membres de l’assemblée sont adressés à chacun d’eux par écrit.
  • les membres de l’assemblée peuvent voter par correspondance. Dans ce cas, le texte des décisions proposées, un bulletin de vote et les documents nécessaires à l’information des membres de l’assemblée sont adressés à chacun d’eux par écrit, au plus tard en même temps que la convocation de l’assemblée.

Dans ces 2 cas, les instructions de vote peuvent être adressées par message électronique si l’organe compétent le permet.
Et cela, quel que soit l’objet de la décision sur laquelle l’assemblée est appelée à statuer.

• Les membres doivent être informés des changements au moins 3 jours avant l’AG : lorsqu’il est fait application des dispositions susmentionnées et que tout ou partie des formalités de convocation de l’assemblée ont été accomplies préalablement à la date de cette décision, les membres de l’AG et les autres personnes ayant le droit d’y assister en sont informés par tous moyens permettant d’assurer leur information effective 3 jours ouvrés au moins avant la date de l’assemblée, sans préjudice des formalités qui restent à accomplir à la date de cette décision. Dans ce cas, la modification du lieu de l’assemblée ou des modes de participation ne donne pas lieu au renouvellement des formalités de convocation et ne constitue pas une irrégularité de convocation.
• Aucune nullité de l’assemblée n’est encourue du seul fait qu’une convocation n’a pas pu être réalisée par voie postale (alors que l’association est tenue de procéder à la convocation de l’assemblée par voie postale) en raison de circonstances extérieures à cette personne ou entité.

Concernant les CA ou Bureau :

La présence des membres par visioconférence et la prise de décision par consultation écrite sont toujours possibles : sans qu’une clause des statuts ou du règlement intérieur soit nécessaire à cet effet ni ne puisse s’y opposer :

• sont réputés présents aux réunions des organes collégiaux d’administration, de surveillance ou de direction, leurs membres qui y participent au moyen d’une conférence téléphonique ou audiovisuelle permettant leur identification et garantissant leur participation effective.
• les décisions des organes collégiaux d’administration, de surveillance ou de direction peuvent être prises par voie de consultation écrite de leurs membres dans des conditions assurant la collégialité de la délibération.

Et cela quel que soit l’objet de la décision sur laquelle l’organe est appelé à statuer.

Enfin, les documents et informations demandés par un membre avant l’AG peuvent lui être communiqués par mail : si une association est tenue de faire droit à une demande de communication d’un document ou d’une information à un membre d’une assemblée préalablement à la tenue de celle-ci (en vertu des dispositions qui lui sont applicables), cette communication peut être valablement effectuée par message électronique, sous réserve que le membre indique dans sa demande l’adresse électronique à laquelle elle peut être faite

Ces dispositions s’appliquent aux assemblées et aux réunions des organes collégiaux d’administration, de surveillance et de direction tenues jusqu’au 1er avril 2021, sauf prorogation de tout ou partie des dispositions jusqu’à une date fixée par décret en Conseil d’Etat et qui ne peut être postérieure au 31 juillet 2021.

Ordonnance modifiée n° 2020-321 du 25 mars 2020 portant adaptation des règles de réunion et de délibération des assemblées et organes dirigeants des personnes morales et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé en raison de l’épidémie de covid-19

Décret n° 2020-1614 du 18 décembre 2020 portant prorogation et modification du Décret n° 2020-418 du 10 avril 2020 et du décret n° 2020-629 du 25 mai 2020 pour adapter le fonctionnement de certaines instances délibératives au contexte créé par l’épidémie de covid-19

Décret n° 2021-255 du 9 mars 2021 prorogeant la durée d’application de l’ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020, du décret n° 2020-418 du 10 avril 2020 et du décret n° 2020-629 du 25 mai 2020

Ceci étant dit, il nous parait également essentiel de faire le point sur les règles applicables en temps ordinaire.

Cécile Chassefeire, Camino Avocats